一個外企女秘書的日記-麻風病人

三月某日

　　昨晚紛紛揚揚下了一夜的雪，今早西北風又嗚嗚地刮個不停，整個世界仿佛都掉進冰窖里去了，讓人從心里感到了寒意。在人們已隱隱約約聽見了春天的腳步的時候，還下這么大的雪，的確少見。

　　今天是星期五，下午四點開始，秘書科開例行的工作小結會。

　　“鈴……”小石桌上的電話鈴響了。

　　“是我。你找我有什么事……我正在開會�！闭f著，小石就把電話掛了。小石昨天才正式上班。

　　會開完了。

　　科長問：“小石，剛才是誰來的電話？”

　　“是我表哥�！�

　　“哦�！�

　　科長點點頭，之后對大家說：

　　“你們大家都給我記住，作為秘書，你們永遠不能說‘你找我有什么事嗎？’這句話！小石，剛才即使是你表哥，你也不能這么跟他說話�！�

　　“我表哥他非常無聊……”小石想分辯。

　　“作為秘書，就不能養成這么說話的習慣！”

　　科長打斷了小石的話。

　　“不管是打電話還是直接上門來，客人找你肯定就是有事。沒事他找你做什么？不管是什么事，作為秘書，你都要熱情接待。你問客人‘你找我有什么事嗎？’表面上是很禮貌，實際上是一種冷淡，而且是從骨子里表現出來的冷漠。你們可能沒享受過這種‘待遇’，沒有這方面的體會；我是深有體會的！就是在前幾天，我到一家公司去，對方的秘書小姐也是這么問我，讓我感到非常別扭，覺得自己是個小偷，還沒進門，就要接受盤問。其實，她只要稍微換一種口氣，問‘你找我是什么事？’我心里就會好受得多！”

　　“我想補充一點�！�

　　孟姐接著科長的話題，不緊不慢地說：“還有一些秘書喜歡問客人＇你預約了嗎＇，這種說法跟＇你找我有事嗎？＇一樣，容易讓客人反感。作為秘書，客人預約沒預約，你自己心里應該有數，所以，這么問客人就是失職；客人沒有預約不請自來，那是他們沒有禮貌，但你不能用＇你預約了沒有？＇這種冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客氣地問對方預約了沒有，實際上是告訴客人，我知道你沒有預約，你不請自來，讓我討厭。別人不走斑馬線橫穿馬路，你就有理由開車去撞他？客人既然上門了，作為秘書，你就得無條件地熱情接待，不能因為他們沒有預約而怠慢他們。”

　　“沒有預約，怎么接待？”小石認真地問。

　　這應該是常識，但孟姐還是很認真地對小石說：

　　“首先要弄清來客的姓名、所在的公司或單位，有什么事情。如果客人點名要與某某見面，就應當立即與當事人聯系。但是，在聯系好之前，不要給客人肯定的答復，因為當事人可能不在，也可能不愿見這位客人。如果是不愿見這位客人，你就要這樣答復人家：‘實在對不起，某某不在家……’。這樣，你就不至于給客人留下一個缺乏誠意、為人冷漠的印象。”

　　“對！”科長說，“秘書最可怕的就是冷漠，而最可貴的則是熱情。有熱情才有親和力。如果你們幾個要問自己是否已成為一個合格的職業秘書，你們就問問自己，我身上有沒有這種親和力�！�

　　“科長，什么是親和力？”瑪麗有意將科長的軍。

　　“親和力就是與人為善，助人為樂，在保持自己心身愉快的同時，讓你周圍的人也感到愉快，使他們愿意和喜歡與你一起工作�！�

　　科長似乎也沒好好琢磨過“親和力”這個詞的確切含義。與做理論家相比，秘書更應該是個實干家。

　　“親和力也可以說是一種氛圍，在自己幫助別人的同時，自己肯定也會得到別人工作和情誼上的回報。”

　　我覺得，親和力的準確含義是什么并不重要，重要的是秘書身上必須有親和力。秘書部門是一個企業的神經中樞，上傳下達，左迎右送，都是秘書的工作。幾乎秘書的每項工作，從收集信息到給領導安排工作日程，都需要各科室和各部門的協助配合。秘書有了熱情，就能把繁雜和許多額外的工作當作機遇，就能把那些不管預約沒預約、真正是有急事要找領導的人當成朋友；就能真誠地寬容別人的一些不禮貌甚至是魯莽的行為，這樣，人家會自然而然地信賴你，這就是親和力。

　　確實，秘書在公司里的位置是有些特別。有些秘書一方面由于工作能力強，又善解人意，很受領導的欣賞，所以，她的地位在無形之中上升了；另一方面，由于秘書能經常優先得到公司內部機密，甚至是最高機密，如公司在開常務會議時進去送茶，就可能聽到某某要調到什么地方當總經理的消息，一些部門的人也會因此而對你另眼相看，甚至相當羨慕，因此，一些秘書在不知不覺中，也會產生一種優越感。但是，如果一個秘書在工作中，一天到晚總是帶著這種優越感，以睥睨一切的目光看待別人，永遠擺出一副事不關己的樣子，讓別人

總覺得自己是在求她或打擾她，她的工作還能做好嗎？特別是在秘書部門內部，如果她臉上總是露出一副戴著假面具一樣的表情，即使再有能力，一樣會影響團結、破壞大家的情緒。一個成功的秘書，總是三分做事，七分做人。

[1] [2] 下一頁