一個外企女秘書的日記-帶泥的洋蔥

十月某日

　　上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導(dǎo)小石整理公司來客登記簿。因為收集信息是秘書的一項重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟著學(xué)。

　　“小石，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順 序排列。”

　　孟姐讓小石將已經(jīng)排好的客人名單順序重排。

　　“為什么?”

　　“是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現(xiàn)在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是，北京通達科貿(mào)公司的副總經(jīng)理劉允。將來只要一看到劉允的姓名，首先應(yīng)該想到是北京通達公司。通達是一九九五年注冊成立的，注冊資金１０００萬元人民幣，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們東巖公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在４００萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫李明，是我們姜總在北大荒下鄉(xiāng)時的戰(zhàn)友……”

　　小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉允”這么簡單的兩個字，在孟姐的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉允的姓名和電話號碼往計算機里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書專科學(xué)校，也沒專門學(xué)過這方面的知識。這就是實踐經(jīng)驗。

　　孟姐不愧是總經(jīng)理的專職秘書。她這種認真細致的工作作風(fēng)，真值得我們這些小字輩的秘書學(xué)習(xí)。我什么時候才能達到孟姐這種水平?

　　中午，天空突然烏云密布，暴風(fēng)雨似乎馬上就要來臨。

　　下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。

　　也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把后面的“不可”兩個字漏掉了；于是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。

　　孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小于，這份材料你加工處理過，是吧？”

　　“是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我只是對其中的文字潤色了一下。”

　　“小于，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這么幾個干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語口號，你知道嗎？”

　　孫總的臉越拉越長。

　　“小于，我是經(jīng)理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷?

把我的大腦留給我，好嗎?”

　　窗外已是電閃雷鳴。看我手足無措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責(zé)任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報。”

　　投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎么回事，我把事情的經(jīng)過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小于，當(dāng)秘書沒有不出現(xiàn)差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪里嗎?”

　　我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。

　　“小于，我給你講個小故事吧。這是我剛當(dāng)秘書時，我的美國老板講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?”

　　她倆馬上湊了過來。

　　“事情是這樣的。一天，我的美國老板坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老板的父親是個農(nóng)場主，老板小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這么久了，第一次看到那么新鮮的洋蔥，所以感到很親切。回到辦公室以后，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來。可是，當(dāng)秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥只剩中間的那一點小芯了。為什么？原來當(dāng)總務(wù)科的辦事員將洋蔥買回來之后，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務(wù)科長后，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書后，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老板當(dāng)初想要的那種洋蔥了。所以，老板當(dāng)時就把秘書狠狠地訓(xùn)斥了一頓。”

　　我明白了孟姐這個故事的真正含義。

　　“老板為什么要訓(xùn)秘書?就是因為秘書在不了解老板的真實意圖的情況下，自作主張，自行其是，把老板真正想要的東西給弄丟了。所以，作為一項重要的日常性工作，我們秘書在為領(lǐng)導(dǎo)收集信息材料之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)的真正意圖。在了解領(lǐng)導(dǎo)的真正意圖的基礎(chǔ)上，再對我們收集的材料進行鑒別、篩選和整理分析。如果暫時還不了解，就寧肯讓材料粗一點

；如果過于加工，就有可能把材料中最有價值的部分給弄丟，使領(lǐng)導(dǎo)很難利用這些信息作出決策。秘書為領(lǐng)導(dǎo)收集信息，一定要注意這么幾條原則：第一，是不要生吞活剝。不管你收集到什么樣的信息，一定要先在自己腦子里打幾個問號，這事怎么發(fā)生的，為什么是這樣。第二，是不要自我發(fā)揮。有時收集到的信息不是那么完整，秘書為了完整，便發(fā)揮自己的想像力，使材料變得‘完整’。其實，領(lǐng)導(dǎo)往往自己能根據(jù)這些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想當(dāng)然，則有可能誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)。第三是保持不偏不倚，不要先入為主。”

　　“可這老板為什么不把買洋蔥的真正目的告訴秘書呢?”小石還是對孟姐說的故事感興趣，“不就是一句話的事嗎?”

　　“你的意思是，老板事事都要向秘書請示和匯報?芽”瑪麗似乎非常喜歡跟小石抬杠。

　　“領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間，的確應(yīng)該經(jīng)常進行交流。”孟姐說，“但每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己的思維方式和工作習(xí)慣，做秘書的不能強求，只能是要求自己盡可能地去適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。所以，做好秘書工作的關(guān)鍵是多用心。比方，用心觀察領(lǐng)導(dǎo)平時比較關(guān)注哪些問題；用心思考領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心這些問題真正目的。如果真正用心，秘書工作并不難做。比方天津農(nóng)星公司這個問題，公司常務(wù)會已經(jīng)討論過兩次了。如果條件合適，我們公司就投資控股。孫總的意圖實際是很明顯的。”

　　我感到自己的臉在發(fā)燒。

本文地址:http://www.qingqingav.com/news/n04/200512/273.html,如要轉(zhuǎn)載，請注明轉(zhuǎn)載自中國農(nóng)業(yè)人才網(wǎng)