一個(gè)外企女秘書的日記-剛剛散會(huì)

 

“于姐，今下午孫總沒開會(huì)，你為什么在電話里說孫總＇剛剛散會(huì)？’”

　　“這就好像打仗一樣，一有情況，我就得趕緊給自己找一個(gè)制高點(diǎn)，可以做到進(jìn)可以攻，退可以守。”我開玩笑說。

　　“進(jìn)可攻，退可守，是什么意思？”小石問。

　　“因?yàn)檫@種電話來得突然，我吃不準(zhǔn)孫總到底是不是愿意接，所以，我說‘剛剛散會(huì)’，就是給自己留下一個(gè)可以回旋的余地。我把對(duì)方的情況向?qū)O總匯報(bào)，如果孫總愿意接電話，我就可以向?qū)Ψ秸f，我剛找到孫總，把電話轉(zhuǎn)給孫總；如果孫總不愿意接，我就說還沒找到孫總。”

　　“那說‘孫總正在開會(huì)’不一樣嗎？現(xiàn)在大家似乎都用這個(gè)借口。孫總愿意接，他就出 來接，孫總不愿意，你就說孫總開的這個(gè)會(huì)很重要，走不開。”

　　“小石，你從對(duì)方的角度來考慮試試？如果你打電話找對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)方說自己的老總開的會(huì)很重要，他抽不開身，不能接你的電話，你會(huì)怎么想？你肯定會(huì)有些不痛快，心里會(huì)想：‘第一，你們的會(huì)就一定那么重要嗎？我這邊火燒眉毛了，你們還能無動(dòng)于衷嗎？用戶第一，客戶至上的口號(hào)到哪里去了？第二，你們的會(huì)再重要，中斷幾分鐘，接個(gè)電話，天就會(huì)塌下來嗎？’如果是這樣，就有可能把雙方的關(guān)系弄僵。”

　　“這就是說，秘書和領(lǐng)導(dǎo)，像唱戲似的，一個(gè)唱紅臉，一個(gè)唱白臉，是吧？”小石問道。

　　“小石，你理解完全錯(cuò)了。”我說，“秘書在這里，既不是唱紅臉，也不是唱白臉；秘書雖然撒了謊，但絕不是為了欺騙。給領(lǐng)導(dǎo)‘擋駕’，一是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)太忙，二是領(lǐng)導(dǎo)可能有苦衷；所以，‘擋駕’不是為了斷絕外交關(guān)系，而是為了取得對(duì)方的諒解。如果老是抱著唱紅臉的想法，會(huì)把所有的人都得罪光的，那你這個(gè)秘書也就沒法做了。”

　　“看來當(dāng)秘書還得學(xué)會(huì)撒謊。”小石似乎深有體會(huì)。

　　看得出當(dāng)秘書時(shí)間不長(zhǎng)，她還不能品出其中三昧。這不能叫作撒謊，應(yīng)該叫婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)，因?yàn)樵诒Ｗo(hù)他人的面子的同時(shí)，也保護(hù)了自己的形象。

　　給領(lǐng)導(dǎo)擋駕是一件千萬不能掉以輕心的事。如果擋錯(cuò)了，肯定要挨罵，如果你不擋，更要挨罵。比方，有些客人雖沒有提前約好，但他找領(lǐng)導(dǎo)談的事很重要。你就要首先問清楚客人的身份，問清身份以后，問他來訪的目的是什么。一般的客人都會(huì)詳盡地告訴你，他來找領(lǐng)導(dǎo)有什么事情。如果領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，你就要根據(jù)他所要談的事情的性質(zhì)，決定接待的方法。如果只是一般的具體業(yè)務(wù)，就把他介紹給具體的業(yè)務(wù)部門；如果他來談的事情的確很重要，就要請(qǐng)他在接待室稍等，自己以“我去找一下領(lǐng)導(dǎo)”為由，進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示；如果領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，就寫張紙條遞進(jìn)去，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)決定見與不見。當(dāng)然也有客人情緒比較激動(dòng)，架子比較大，直接要見領(lǐng)導(dǎo)。這時(shí)候，作為秘書，態(tài)度一定要好

，不管客人說話多沖，你的態(tài)度還是要熱情和親切。

　　不管你用什么方法擋駕，無論是對(duì)公司內(nèi)部的職員，還是對(duì)公司外面的客人，在拒絕之前先要傾聽，盡可能地讓對(duì)方把處境與需要講得更清楚一些。耐心地傾聽能讓對(duì)方產(chǎn)生被尊重的感覺，當(dāng)你婉轉(zhuǎn)表明自己拒絕的立場(chǎng)時(shí)，盡量做到不傷害他，而且不會(huì)讓人覺得你在應(yīng)付了事。總而言之，秘書要在“擋駕”之后還能保持與各方面的良好關(guān)系，因此，秘書在運(yùn)用各種方法擋駕時(shí)，必須誠實(shí)。對(duì)內(nèi)還好說一些，如果是對(duì)外“擋駕”，給人一種耍小聰明，為人不誠實(shí)的感覺，事后去補(bǔ)救就相當(dāng)困難了。

　　也許正是由于這個(gè)原因，現(xiàn)在社會(huì)普遍認(rèn)為，秘書這么“撒謊”并不算欺騙；從某種意義上講，它已經(jīng)成為秘書必備的職業(yè)技能。

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